وظایف کارشناس کنترل پروژه چیست و چه تعهداتی باید بدهد؟

بسیاری از پروژه­‌های بزرگ به دلیل عدم برنامه ریزی درست، خطاهای مختلف و یا در دست نداشتن اطلاعات کافی به نتیجه دلخواه نمی­رسند. یکی از دلایل شکست پروژه­‌ها نداشتن کارشناس کنترل پروژه است. در واقع کارشناس کنترل پروژه، مشاور پروژه است و در برنامه ریزی و طراحی فرآیندها به پیشبرد پروژه کمک می­کند. در این مقاله قصد داریم وظایف کارشناس کنترل پروژه را مورد بحث و بررسی قرار دهیم.

منظور از کنترل پروژه چیست؟

در شرکت­‌های پروژه محور بخشی به نام برنامه ریزی و کنترل پروزه وجود دارد، که این بخش نقش بسیار اساسی و کلیدی در اداره پروزه­ها بر عهده دارد. در فرآیند کنترل پروژه به جمع آوری داده­ها در خصوص پروزه و هزینه­های آن و سایر مسایل مربوط به پروژه پرداخته می­شود.

در مسیر کنترل پروژه، اندازه گیری وضعیت پروژه، پیش بینی نتایج احتمالی و یافتن راه‌­هایی برای بهبود وضعیت پروژه مورد بررسی قرار می­گیرد. در واقع مدیر پروژه با تکیه بر اطلاعات بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه تصمیمات لازم در مورد پروژه را اتخاذ می­نماید.

مهارت­ های کارشناس کنترل پروژه

کارشناس کنترل پروژه باید  مدرک تحصیلی مدیریت و یا مهندسی صنایع گرایش کنترل پروژه داشته باشد.  این شخص مسئول بررسی کیفیت پروژه طبق اهداف از قبل تعیین شده است.

کارشناس کنترل پروژه موفق باید مهارت تحلیلی بالایی داشته باشد تا بتواند اطلاعات موجود را تحلیل کرده و نتیجه مناسب را به دست آورد. علاوه بر این، کارشناس کنترل پروژه باید توانایی حل مسئله و فعالیت­های سازمانی را داشته باشد. این افراد باید قدرت رهبری بالایی داشته باشند تا بتوانند اعضای تیم خود را در جهت پیشرفت پروژه سوق دهند.

کنترل کنندگان پروزه باید بتوانند با اعضای گروه خود ارتباط دوستانه برقرار کنند و محیطی خلاق را بیافرینند. در کنار این ویژگی­ها این کارشناسان باید توانایی انجام چندین کار به طور همزمان را داشته باشند. اطلاعات کامپیوتری کارشناس کنترل پروژه باید بالا باشد و سعی کند در کلیه زمینه­های مرتبط با کار خود اطلاعات به روز داشته باشد.

مهارت‌های فنی کارشناس کنترل پروژه:

تسلط بر اصول و مفاهیم مربوط به مهندسی و مدیریت پروژه.
آشنایی با استانداردها، قوانین و مقررات مربوط به صنعت ساخت و ساز.
توانایی تحلیل و ارزیابی فنی پروژه‌ها و شناسایی راه‌حل‌های مناسب.

مهارت‌های مدیریتی برای کنترل پروژه:

توانایی برنامه‌ریزی، زمانبندی و تخصیص منابع بهینه برای اجرای پروژه.
مدیریت تغییرات و ریسک‌های مرتبط با پروژه.
مهارت در مدیریت هزینه‌ها و ارزیابی مالی پروژه.

مهارت‌های ارتباطی کارشناس پروژه:

توانایی ارتباط موثر با اعضای تیم پروژه، مدیران، مشتریان و سایر نهادهای مرتبط.
توانایی گزارش‌دهی به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه و توانایی توضیح و تبیین اطلاعات به شکلی قابل فهم برای مخاطبین مختلف.

مهارت‌های تصمیم‌گیری:

توانایی تحلیل و ارزیابی مسائل پیچیده و انتخاب بهترین گزینه‌های ممکن.
توانایی اتخاذ تصمیمات سریع و اثربخش در شرایط فشرده و پرفشار. مهارت تصمیم گیری را در سایت متمم میتوانید بخوانید.

وظایف کارشناس کنترل پروژه چیست؟

مسئول کنترل پروژه، وظایف مهمی بر دوش دارد و اگر به درستی و هوشمندانه انجام ندهد، قطعا پروژه را به سمت نابودی و خسارت میبرد. یک کارشناس کنترل پروژه، باید به نحوی عمل کند که پروژه در موعد مقرر با کمترین هزینه و بهترین نتیجه به اتمام برسد. در جهت رسیدن به این هدف کارشناس کنترل پروژه باید وظایف زیر را انجام دهد:

نظارت بر فعالیت‌­های پروزه

 از اصلی ترین وظایف کارشناس کنترل پروژه این است که در تمامی مراحل بر اجرای پروژه نظارت داشته باشد. در واقع هندل، مدیریت و نظارت مستقیم و عقاب گونه پروژه باید توسط یک تیم یا یک فرد تحت سمت تیم یا کارشناس کنترل پروژه صورت بگیرد.  مسئولین کنترل پروژه، باید گزارش کاملی از میزان پیشرفت کار، هزینه‌­های انجام شده و زمان باقی مانده را در اختیار مدیر پروژه قرار دهد. مدیر نیز می­تواند بر اساس این گزارش تصمیمات لازم را برای ادامه پروژه اخذ نماید.

نظارت بر بودجه بندی و برنامه ریزی

کارشناس کنترل پروژه باید بر بودجه بندی و برنامه ریزی درست برای انجام پروزه نظارت کامل داشته باشد. زیرا بخش اصلی کار او تحویل به موقع و تنظیم بودجه است. مدیریت ریسک و بودجه به کارشناس کنترل پروژه کمک می‌کند تا توازن بهینه بین اهداف مختلف پروژه از جمله کیفیت، زمان و هزینه را حفظ کند. این به او کمک می‌کند تا پروژه را به‌صورت موثر اجرا کرده و از ایجاد اختلالات و تاخیرها جلوگیری کند.

تهیه گزارش پروژه

تهیه، تدوین و نگهداری گزارشات دوره­ای از پروژه از دیگر وظایف کارشناس کنترل پروژه است. تمامی اطلاعات شامل هزینه­‌های انجام شده، پیشرفت کار و حتی آموزش پرسنل با ذکر جزییات باید توسط کارشناس کنترل پروژه به مدیران ارایه شود. گزارش‌های کنترل پروژه به عنوان یک ابزار ارتباطی موثر میان اعضای تیم پروژه و مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرند. این گزارش‌ها باید اطلاعاتی دقیق و جامع از وضعیت پروژه، پیشرفت، مسائل موجود و تصمیمات گرفته شده را ارائه دهند تا اعضای تیم و مدیران بتوانند تصمیمات مناسبی اتخاذ کنند.

ارائه پیشنهادات برای کنترل و مدیریت پروژه

کارشناس کنترل پروژه باید پیشنهاداتی که سبب پیشرفت پروژه می­شود را ارایه دهد تا پروژه را به سمت رسید به اهداف خود هدایت کند. این پیشنهادات می‌توانند به مدیران کمک کنند تا تصمیمات مناسبی برای بهبود عملکرد پروژه بگیرند.

استفاده از جدیدترین ابزارهای کنترل پروژه

کارشناس کنترل پروزه باید به تمامی ابزارهای لازم برای کنترل پروژه تسلط داشته باشد. توانایی استفاده از برنامه­های آفیس و نرم افزارهای مختلف مدیریت پروزه جز وطایف کارشناس کنترل پروژه است. آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project، Primavera و … آشنایی با ابزارها و تکنیک‌های مدل‌سازی و تحلیل پروژه مانند Work Breakdown Structure (WBS) و Critical Path Method (CPM).

مدیریت ریسک

در اجرای پروژه‌­ها بسیار پیش می­آید که نیاز به ریسک کردن باشد. یک کارشناس کنترل پروژه باید توانایی مدیریت ریسک بالایی داشته باشد. گاهیی ممکن است پذیرش ریسک سبب پیشرفت بالای پروژه شود و گاهی ریسک غلط می­تواند پروژه را با شکست و خسارات زیادی روبه رو کند. گزارش‌های کنترل پروژه باید شامل شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با پروژه باشند. این گزارش‌ها برای تصمیم‌گیری در مورد اقدامات پیشگیرانه و کاهش ریسک‌ها بسیار حیاتی هستند.

طبق گفته یکی از منابع معتبر به اسم jobs.aecon  مهارت هایی برای استخدام یک کارشناس کنترل پروژه به شرح زیر است:

• ۴-۷ سال تجربه کنترل پروژه.
• مدرک آکادمیک/یا دانشگاه در زمینه مرتبط، یا تجربه کاری قابل اجرا
• دانش کاربردی از اصول “ارزش کسب شده”.
• دانش کاربردی از اصول مدیریت پروژه و کنترل پروژه، از جمله تجربه با مفاهیم PMBOK
• مهارت متوسط ​​تا پیشرفته در Primavera P6
• توانایی تولید خواندن و دستکاری برنامه ها و منحنی ها/گزارش های زمان بندی
• دانش کاربردی مهندسی هزینه/کنترل هزینه
• تسلط پیشرفته با Microsoft Excel & Visio
• مهارت های بین فردی و ارتباطی (کتبی و شفاهی)
• توانایی کار موثر با تمام سطوح مدیریت و کارکنان
• تمایل به یادگیری مستمر و پیشرفت دانش فنی
• جزئیات گرا و مشتری محور

اگر کارشناس کنترل پروژه توانمند نباشد چه میشود؟

اگر کارشناس کنترل پروژه توانمند نباشد، پروژه به عواقب زیر دچار میشود:

۱. اگر او توانایی مدیریت صحیح این دو عنصر را نداشته باشد، احتمال افزایش هزینه‌ها و تاخیر در زمان تحویل پروژه افزایش می‌یابد.

۲. اگر او توانایی انجام این وظیفه را نداشته باشد، احتمال وقوع مشکلات و مواجهه با ریسک‌های بیشتر در پروژه افزایش می‌یابد.

۳. عدم توانایی در ارائه مدیریت کیفیت مناسب برای پروژه می‌تواند منجر به کاهش کیفیت نهایی پروژه، نارضایتی مشتریان و مشکلات بعدی برای سازمان شود.

۴. اگر او توانایی انجام این وظیفه را نداشته باشد، اطمینان و اعتماد مدیران و سایر اعضای تیم به پروژه کاهش می‌یابد.

۵. اگر پروژه به‌طور مداوم با مشکلات و تاخیرها مواجه شود و نتواند اهداف مورد انتظار را برآورده کند، اعتبار سازمان در میان مشتریان، سهامداران و جامعه کاهش می‌یابد.

به طور کلی، نقصان در توانایی و عملکرد کارشناس کنترل پروژه می‌تواند به مشکلات جدی برای پروژه و سازمان منجر شود و در نهایت به عدم موفقیت و نارضایتی از انجام پروژه منجر شود.

سخن پایانی در مورد کارشناس کنترل پروژه

همان طور که گفته شد مدیریت و کنترل پروژه در اجرای آن نقش اساسی دارد. نکته مهم این است که قبل از وود به هر شغلی باید مهارت­هی لازم برای آن شغل کسب شود. یک کارشناس کنترل پروژه هم باید بتواند اطلاعات و مهارت‌­های لازم را کسب نماید. این شخص باید برای انجام پروژه برنامه ریزی دقیق داشته باشد، بودجه لازم را پیش بینی کرده و طبق برنامه پیش برود، توانایی ایجاد ارتباط با مدیران و سایر افراد مجموعه را داشته باشد و همسو با اهداف سازمان پیش رود.