در همه ادارات و ارگانهای دولتی برای ثبت اطلاعات از انواع فرمها استفاده میشود. فرمها اداری اوراقی هستند که می‌توانند حاوی اطلاعاتی نظیر اعطای یک ماموریت، اطلاعات خصوصی، داده‌ها محرمانه، فرم دادخواست و … باشند. مهمترین فرم های اداری شامل طیف وسیعی از نامه‌ها شده که توسط ذینفعان، ذیصلاحان، مراجعین و مراکز ذیربط صادر میشوند. حال سوال اینجاست که مهم ترین فرم های اداری کدام هستند؟ هر فرم دقیقا به چه کاری می آید؟
فرمهای اداری به شکل‌های متفاوتی تهیه و تنظیم میشوند اما همه آنها با یک دیگر وجه تشابه ای دارند و آن هم این است که به همه امور جنبه رسمی تر و قابل قبولتری میبخشند. در مدیریت سازمانها و داده‌های مکتوب ارگانهای دولتی نمیتوان منکر نقش مهم فرمهای اداری شد. در ادامه بیشتر به بررسی انواع فرمهای اداری میپردازیم.
آشنایی با مهم ترین فرم اداری
فرم اداری از مهمترین اسناد و مکاتباتی است که میان اشخاص رد و بدل شده و دارای اطلاعات مفیدی در حیطه مورد نظر میباشند. فرم هر بخش اداری با توجه به نیازها و اصول همان حوزه طراحی میگردد تا نیازمندی‌های و دادخواست ها را به طور جامع بررسی کرده و برای انجام آن اقدامات مربوطه و ضروری صورت بگیرد. به طور کلی محتوای همه فرم ها یکی بوده و شخصی به عنوان درخواست کننده و شخص دیگر با سمت مقام اجرایی خواندههای فرم میباشند. با دانلود فرمهای اداری میتوانید با شکل کلی آنها آشنا شوید. برای دانلود فرم های اداری میتوانید از سودا کمک بگیرید.
فرمهای اداری در نسخه مکتوب و الکترونیک در بخش‌های خصوصی و دولتی در تبادل بوده و دستورالعمل‌ها و اطلاعاتی را از شخصی به شخص دیگر منتقل میکنند.
در فرمهای اداری معمولا نام و نام خانوادگی، مشخصات هویتی، جایگاه شخص، نوع خواسته یا دستور، آدرس، تاریخ و مهر و امضاء تعیین و ثبت میگردد. نوشتار فرم دارای قواعدی بوده که هر فرد در نظام اداری کشور باید آن را از بر باشد.
انواع فرمهای مهم اداری
همان طور که گفته شد همه مراکز اجرایی و نظام اداری قوانین خود را در خصوص تنظیم فرم های اداری دارند. بنابراین نمیتوان یک نسخه را برای همه آنها تجویز نمود! فرمهای رایج در نظام اداری جمهوری اسلامی به شرح زیر است.
-
فرمهای درخواست وام
فرم درخواست وام از متداولترین فرمهایی بوده که در بخش‌های خصوصی و دولتی استفاده میشود. در این سند خواهان وام فرمی را نوشته و به مقامات اجرایی تحویل میدهد. این فرم دارای ۳ قسمت بوده که در بخش اول درخواست کننده وام مشخصات خود را پر کرده، در بخش دوم اظهار نظر ذیصلاح و موافقت یا عدم موافقت ثبت شده و در بخش سوم مشخصات وام و ضامن باید درج شود.
-
فرمهای اداری و مالی
محتوای این فرمها مربوط به هزینه‌ها و بودجه مراکز دولتی و خصوصی در بخش‌های گوناگون فعالیتی است. در این فرمها باید مشخصات دقیق مبالغ خرج شده همراه با رسید و فاکتور به دست دستگاه‌های اجرایی برسد. فرم بخش حمل و نقل، فرم هزینه سرویس و ایاب و ذهاب، فرم استعلام قیمتی، فرم هزینه‌های خرید تجهیزات و … از فرمهای مربوط به این بخش میباشند. دانلود رایگان فرمهای اداری و مالی به شما در تهیه و شناخت بیشتر فرمها و گزارشات کمک میکند.
-
فرمهای بخش خصوصی
این نامه به واسطه مفادی که در داخل یا خارج بخش خصوصی مستلزم رعایت و اجرای دستور میباشد، صادر میگردد. هر موسسه یا شرکت خصوصی برای صدور انواع حکم و فرمان به پرسنل خود به فرم نیاز دارد. فرمهای مورد نیاز یک شرکت شامل فرم رسید خرید کالاها، فرم درخواست کالا از انبار، فرم حمل و نقل و جابه‌جایی، فرم اصلاح کارکرد، فرم مرخصی، فرم ماموریتی و فرم ارزشیابی میباشند.
فرمهای ثبت ماموریت
فرمهای ثبت ماموریت، اوراقی هستند که به واسطه نوشته‌ی آن شخص مکلف به انجام اموری شده و به ماموریت می‌رود. این نامه اداری توسط مدیر صادر و توسط کارمند پر میشود. در این سند نوع، شرایط و مدت ماموریت باید مشخص شده و همه اطلاعات کاری و مالی در آن درج شود.
فرمهای استخدامی
فرمهای استخدامی متونی هستند که به منظور جذب نیرو و منابع انسانی تدوین میشود. این فرم از طریق مدیر یا مسئولین استخدامی طرح شده و دارای اطلاعات و پرسش‌هایی است که در روند مراحل جذب مهم میباشد. فرمهای منابع انسانی باتوجه به محیط و موقعیت کار، پیش‌نیازها و درآمد تهیه میشود و خواستار اطلاعات شخصی و هویتی متقاضی میباشد.
اگر کارمند یا کارگر داوطلب کار در ساعات بیشتری در طول روز باشند، باید فرم ثبت اضافه‌کاری را پر نمایند. پرسنل با تکمیل فرم ثبت اضافه‌کاری زمان بیشتری را در محل کار خود بوده و به فعالیت می‌پردازند. فرمهای ثبت اضافه‌کاری شامل مبلغ افزایش حقوق بابت هر ساعت، مشخصات شخصی و نوع کار انجام شده است.
فرمهای اداری به سیستم‌های اجرایی و مدیریت توانایی کنترل بهتری را میدهد. اما در کنار مزایایی که دارد، معایبی هم شامل میشود. امروزه فرمها و نامه‌های اداری به صورت الکترونیکی و مکتوب در اداره‌ها و شرکت‌ها مبادله میشوند. اوراق اداری با پیچیدگی‌ها و دردسرهایی همراه بوده که در نسخه الکترونیک این مشکلات و ایرادات رفع شده است.
در حال حاضر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بسیاری وجود داشته که در شرکت‌ها و ارگانهای دولتی و خصوصی استفاده میشوند. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری این قابلیت را ایجاد کرده که هر مدیر کارتابل خود را داشته و به صورت الکترونیک نسخه‌های فرم و نامه‌ها را دریافت نماید. از مزایای اتوماسیون اداری می‌توان به مشاهده فرم در آن واحد، جلوگیری از مفقود شدن فرم و نامه، محرمانه بودن اطلاعات و ارسال آسان اشاره کرد.
دانلود انواع فرم های اداری و منابع انسانی از سِودا
فرمها وظایف، تکالیف و درخواستهای منابع انسانی یک سازمان را در قالب نوشتاری و الکترونیک مشخص میکنند. این فرمها به نیروها در بایگانی و جمعآوری اطلاعات کمک میکنند. به طوری کلی انواع فرمهای اداری و منابع انسانی به صورت زیر میباشد.
- فرم های ارزیابی عملکرد پرسنل
- صدور انواع حکم های ارتقا شغل
- فرم های شرح وظایف کارکنان
- فرم های حاوی اخطارهای نظم
- فرم های گزارشی در مراحل کار
- فرم های بیمه و مزایا کارمندان
- فرم های ارزیابی عملکرد سازمان
- فرم های مخارج و هزینه‌های ارگان
- فرم های پرداخت حقوق، تشویقی، اضافه کار و حق ماموریت
- فرم های ارزشیابی های کارمندان و کارآموزان بخش‌های مختلف
- فرم های درخواست ماموریت، انتقالی، استخدام و وام ها
- فرم نیروهای جایگزینی
- فرم نامه های ارسالی
- دانلود فرم مشخصات هویت
- فرم مرخصی روزانه
- فرم لیست حضور و غیاب پرسنل
- فرم لیست ملزومات مورد نیاز شرکت
کلام آخر در مورد مهم ترین فرم های اداری
شما میتوانید با دانلود رایگان نمونه فرم های اداری از سایت های مربوطه مانند سودا اطلاعات بیشتری را در تهیه و تنظیم فرمها در حوزه کاری خود به دست آورید. مهمترین فرمهای اداری زمانی قابل استناد و اعتماد است که توسط مدیریت یا مقامات ذیصلاح تایید شده و دارای مهر و امضاء مسئول باشد. امیدواریم از این مطالب لذت برده باشید. در سودا مهم ترین فرم های اداری را دانلود کنید.
