نحوه تنظیم صورتجلسه – صورتجلسه چیست؟ صورتجلسه کاری چگونه تنظیم کنیم؟
صورتجلسه چیست؟ نحوه تنظیم صورتجلسه چگونه است؟ صورت جلسه کاری را چگونه انجام دهم؟ از کجا فرم صورتجلسه را دانلود کنم؟ علت ضرورت صورتجلسه چیست؟ صورتجلسه یا صورت جلسه؟ نحوه نوشتن صورت جلسه کارگاهی چیست؟ معنی صورتجلسه چیست؟ اصولا برای اتخاذ تصمیم‌های مهم در هر مجموعه‌ای جلساتی برای بحث و نتیجه گیری در خصوص موضوع مورد نظر برگزار میشود. این جلسات در خصوص سرمایه شرکت، تغییر مدیر عامل، ایجاد بخشی جدید در سازمان و یا … است. اطلاعات این جلسات در گزارشاتی با عنوان صورتجلسه ثبت میشود. در این مقاله قصد داریم جلسات را بررسی نماییم.
صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه به معنی متنی است که نکات مهم جلسه شامل مذاکرات و مصوبات جلسه در آن ذکر میشود. به زبان سادهتر میتوان گفت صورتجلسه گزارش جلسه است. در این گزارش باید تاریخ، ساعت و مکان جلسه و همچنین لیست افراد حاضر و غایب قید شود.
به طور کلی صورت جلسه یک سند یا فرمت است ( در قالب اکسل یا ورد) که برای ثبت و ثبت‌نمودن جزئیات و اطلاعات مربوط به یک جلسه کارگاهی استفاده میشود. این سند شامل اطلاعاتی مانند عنوان جلسه، تاریخ و زمان برگزاری، مکان، مدت زمان، شرکت‌کنندگان، موضوعات مورد بحث، اهداف و فعالیت‌های پیش‌بینی شده، و همچنین نتایج و تصمیمات گرفته شده در جلسه می‌باشد.
صورت جلسه به عنوان یک سند رسمی، به شرکت‌کنندگان و سایر افراد مرتبط امکان میدهد تا اطلاعات مربوط به جلسه را به صورت دقیق و کامل دریافت کنند. همچنین، این سند میتواند به عنوان یک منبع مرجع برای بازبینی و بررسی موضوعات و تصمیمات گرفته شده در جلسه کاری استفاده شود.
صورت جلسه معمولاً توسط مدیر یا مسئول برگزاری جلسه تهیه و پس از جلسه به شرکت‌کنندگان و سایر افراد مرتبط توزیع میشود. این سند میتواند به عنوان یک ابزار مهم در مدیریت و پیگیری پروژه‌ها و فعالیت‌های آموزشی استفاده شود.
فایل های مفید و مرتبط با امور مدیریتی و پیمانکاری:
دانلود رایگان فایل های نامه نگاری سازمانی
دانلود رایگان فرم های مدیریتی مخصوص سازمان ها
دانلود رایگان فایل های اکسل فهرست بها
دانلود رایگان فایل های اکسل فهرست بها
دانلود رایگان فایل های اکسل تعدیل صورت وضعیت
در شرایط زیر شرکتها موظف به تهیه صورتجلسه هستند:
1) برای ایجاد تغییر در موارد اساسنامه شرکت
2) تمدید کردن زمان فعالیت شرکت
3) تغییر در شرکا و یا اعضای شرکت
4) تغییر نام شرکت
5) تغییر مدیر عامل و یا هیئت مدیره
انواع صورتجلسات کاری
برای نوشتن صورتجلسات کاری باید بدانیم که جلسات متفاوتی برگزار میشود . در این بخش قصد داریم که نحوه تنظیم صورتجلسات کارگاهی متفاوت را توضیح دهیم.
1)صورتجلسه تحویل زمین
مطابق با ماده 28 شرایط عمومی پیمان کارفرما باید کارگاه متناسب برای انجام امور مورد نظر را بدون هزینه در اختیار پیمانکار قرار دهد. پیمانکار هم موظف است در زمان مشخص شده در محل کارگاه حضور یابد و آن را تحویل بگیرد. برای این امر باید صورتجلسهای با عنوان تحویل زمین تهیه شود که در آن محدوده زمین و مکانهایی که قرار است محل اجرای پیمان باشد، نقاط نشانه کارگاه و منبعی که از آن مصالح مورد نیاز برای تولیدات کارگاه تامین میشود مشخص و ثبت شود.
2) صورتجلسه نقاط نشانه
در روز تحویل کارگاه باید نقاط نشانه کارگاه توسط نقشه برداران نماینده کارفرما و سازمان نظارت کننده به صورت دقیق مشخص و اعلام گردد. برای این موضوع هم باید صورتجلسه تهیه شود. نحوه تنظیم صورتجلسه کارگاهی نقاط نقشه به این صورت است که باید حاوی اطلاعاتی شامل عنوان پروژه، پیمانکار، محل اجرا، مشاور طرح، تاریخ تحویل زمین و مشخصات نقاط نقشه باشد. پیمانکار و نماینده کارفرما و سازمان ناظر هم باید صورتجلسه را امضا کنند.
3) صورتجلسه کار اجرا شده
در هنگام اجرای پروژه در تمامی مراحل باید صورتجلساتی تهیه شوند که میزان پیشرفت عملیات مشخص شود. صورتجلسات اجرایی کار باید مطابق نقشه های اجرایی، مشخصات فنی عمومی و خصوصی و دستور کارهایی که صادر شده باشند. اطاعات زیر باید در این صورتجلسه قید شود:
- نام کارفرما، پیمانکار و مشاور پروژه
- شماره قرارداد و تاریخ جلسه
- بیان تمامی دلایل و موضوعات در مورد اجرای پروژه تا آن لحظه
- مشخص کردن متراژ و هزینه های کامل پروژه یا همان متره
- توضیح تمامی امور انجام شده و مشخصات فنی عملیات
- پیمانکار، کارفرما و مهندس مشاور پروژه باید تمامی صورتجلسات را امضا نمایند
- کارفرما باید صورتجلسات را همراه جدول مقادیر و موضوع به مشاور ابلاغ نمایند. صورتجلسه بدون ابلاغ کارفرما مستند نخواهد بود.
- زمان اجرای پروژه و ابلاغ کارفرما باید مطابقت داشته باشند. زیرا فقط با تایید رییس سازمان مربوطه اجرای ابلاغ کارفرما میتواند به زمان دیگری موکول شود.
- پرداختی‌هایی که به پیمانکار صورت میگیرد باید با ابلاغ صورتجلسه باشد.
لینک های مرتبط با امور پیمانکاری و دفتر فنی
صورت وضعیت نویسی تاسیسات مکانیکی
صورت وضعیت نویسی تاسیسات برق ساختمان
پیشنهاد قیمت جهت شرکت در مناقصات
4) صورتجلسه نیروی انسانی
در هنگام اجرای پروژه‌ها و عملیات‌های مختلف ممکن است کارفرما نیاز به نیروی انسانی داشته باشد . در این شرایط پیمانکار نیروی انسانی لازم را در اختیار کارفرما قرار میدهد، اما صورتجلسهای در این خصوص تنظیم میشود. در این صورتجلسه تعداد نیروی انسانی، میزان کار انجام شده و… آورده میشود. کارفرما و پیمانکار یا نمایندگان آنها باید صورتجلسه را امضا کنند. صورتجلساتی که بدون امضای پیمانکار و کارفرما و یا نمایندگان قانونی آنها باشد فاقد اعتبار خواهد بود.
5) صورتجلسه تحویل موقت
پیمانکار پس از آن که پروژه را به اتمام می رساند، به مهندس مشاور تقاضای تحویل موقت میدهد. اگر نظر مهندس مشاور این باشد که پروژه آماده بهرهبرداری نیست باید طی مدت 7 روز پس از تقاضای پیمانکار کارهایی که باید برای تحویل پروژه انجام شود را به اطلاع پیمانکار برساند. در صورتی که مهندس مشاور این درخواست را تایید کند مراتب را به کارفرما اطلاع میدهد. در چنین شرایطی مهندس مشاور تاریخی را برای تحویل موقت تعیین کرده و تقاضای تشکیل هیات تحویل را به کارفرما میدهد.
یکی از اعضای هیات تحویل نماینده پیمانکار خواهد بود. کارفرما در صورت تایید تقاضای پیمانکار باید 20 روز بعد از تاریخ اعلام آمادگی پیمانکار شرایط تحویل موقت را فراهم کند. در این شرایط هیات تحویل در زمان مشخص شده در محل حاضر شده و بررسیها و آزمایشات لازم را انجام میدهند. در صورت تایید هیات تحویل پروژه تحویل موقت شده و صورتجلسه تحویل موقت تهیه و به امضا میرسد. در صورت تایید نهایی کارفرما تحویل موقت به پیمانکار ابلاغ خواهد شد.
6) صورتجلسه تحویل قطعی
پس از فرا رسیدن زمان مشخص شده برای تحویل پروژه، پیانکار درخواست تحویل قطعی پروژه را به مهندس مشاور ابلاغ کرده و در صورت تایید وی کارفرما هیات تحویل قطعی را تعیین و در زمان مشخص به محل پروژه میفرستد. در صورتی که هیات تحویل پروژه را کامل و بدون نقص اعلام کند، صورتجلسه تحویل قطعی با امضای پیمانکارو کارفرما و یا نمایندگان آنها تهیه میشود. پس از تایید کارفرما تحویل قطعی توسط کارفرما به پیمانکار ابلاغ خواهد شد.
فایل و دوره های آموزشی در خصوص پیمانکاری و صورتجلسه
نحوه تنظیم صورتجلسه کاری
برای تنظیم صورتجلس-ه، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
1. تعیین هدف: ابتدا باید هدف و موضوع اصلی جلسه را مشخص کنید. این هدف میتواند اطلاع‌رسانی، تصمیم‌گیری، بحث و تبادل نظر و یا حل مشکلات باشد.
2. تعیین زمان و مکان: برای تنظیم صورتجلسه، باید زمان و مکان مناسب را تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که همه اعضای جلسه در این زمان و مکان موجود هستند.
3. لیست حضوری: تهیه لیستی از اعضایی که باید در جلسه حضور داشته باشند. این لیست شامل نام و سمت اعضا میشود.
4. تهیه دعوتنامه: برای اعضای جلسه، دعوتنامه‌ای با جزئیات مربوط به زمان، مکان و هدف جلسه ارسال کنید. همچنین، در صورت نیاز، اسناد و اطلاعات مرتبط را نیز به همراه دعوتنامه ارسال کنید.
5. تهیه دستور جلسه: قبل از جلسه، دستور جلسه را تهیه کنید. در این دستور، موضوعاتی که باید مورد بحث قرار بگیرند، نقش و وظایف اعضا، زمانبندی و هدف جلسه را مشخص کنید.
6. اجرای جلسه: در روز جلسه، اعضا را به موقع دعوت کنید و دستور جلسه را به همه ارائه دهید. در طول جلسه، به ترتیب دستور جلسه پیش بروید و از اعضا بخواهید نظرات و پیشنهادات خود را ارائه کنند.
7. تهیه گزارش جلسه: پس از پایان جلسه، یک گزارش کوتاه از موضوعات مورد بحث، تصمیمات گرفته شده و وظایفی که به اعضا اختصاص داده شده است، تهیه کنید و آن را به اعضا ارسال کنید.
با این مراحل، می‌توانید صورتجلسه را به خوبی تنظیم کنید و به دستیابی به هدف مورد نظر بپردازید.
سخن پایانی در مورد صورت جلسه یا صورتجلسه
با توجه به دلیل تشکیل جلسه نحوه تنظیم صورتجلسه کاری متفاوت است. اما اطلاعاتی مانند نام پروژه، نام پیمانکار، نام کارفرما، تاریخ و مکان و ساعت صورتجلسه در تمامی صورتجلسات ضروری است. امضای اشخاص تعیین شده هم نکته مهم و قابل توجه است زیرا صورتجلسات بدون امضا اعتبار قانونی ندارند. حال که تا اینجا متوجه شدید که چگونه صورت جلسه بنویسیم؟ اگر سوالی در این باب دارید، در زیر کامنت کنید.
اصول طراحی و محاسبات بانک خازنی (بررسی و تحلیل جامع پیوست ۵ مبحث ۱۳)
