مدیریت تدارکات پروژه چیست؟

معمولا در هر پروژه ای مساله تدارکات پروژه مطرح می شود. تدارکات در پروژه زمانی معنا می یابد که در یک پروژه نیاز هایی برای رسیدن به اهداف وجود داشته باشد که از طریق انعقاد قرار داد یا اجاره و خرید منابع خارجی، آن نیاز برطرف شود. مدیریت تدارکات پروژه می تواند به عنوان یک رابط میان جمع آوری تدارکات لازم و اهداف پروژه قرار داشته باشد. در این مقاله از موسسه سودا، برگزار کننده دوره های آموزش کنترل پروژه قصد داریم شما را با مدیریت تدارکات پروژه آشنا کنیم. پس با ما همراه باشید.

مدیریت تدارکات پروژه چیست؟

مدیریت تدارکات پروژه به فرآیندی گفته می شود که از طریق آن بهترین کیفیت کالا و خدمات فروشندگان، برای پروژه مورد نظر بررسی و انتخاب می شود. در این بررسی ها دو آیتم زمان و قیمت از اهمیت بسزایی برخوردارند که تیم مربوطه حتما باید به آن توجه کند. در واقع می توان گفت تیم تدارکات پروژه برای خدمت رسانی به پروژه، پیشنهادات و مناقصات را از فروشندگان دریافت کرده و پس از بررسی آن ها، بهترین گزینه پیشنهادی را می پذیرند. همچنین دریافت پیشنهادات، انتخاب پیمانکار و عقد قرارداد های لازم بر عهده مدیریت تدارکات پروژه است.

حوزه های مدیریت تدارکات پروژه کدامند؟

4 حوزه مدیریت تدارکات به شرح زیر است:

1. باید معایب و مزایای خرید یا تامین کالا و خدمات مورد نیاز پروژه از تامین کنندگان و فروشندگان به طور کامل بررسی شود؛ یعنی باید بدانید که کدامیک در بلند مدت مقرون به صرفه تر است.
2. ابتدا باید شناخت خوبی از نیازهایتان داشته و سپس به بررسی گزینه ها بپردازید زیرا ممکن است یک محصول یا خدمت مشابه توسط چندین تامین کننده ارائه شود و شما باید بهترین گزینه را برای پروزه انتخاب کنید.
3. در این مرحله تامین کنندگان مختلف کالا و خدمات، خود را با ارائه پیشنهاداتی به شما معرفی می کنند. این مرحله تقریبا شبیه انتخاب یک پروژه است زیرا شما با توجه به معیار های مختلف و بررسی هر کدام تصمیم می گیرید که از کدام تامین کننده رفع نیاز کنید.
4. در این مرحله پس از انجام ارزیابی های لازم شما می توانید بهترین تامین کننده را انتخاب کنید و برای بستن قرار داد مذاکراتی انجام دهید. دقت داشته باشید که تمامی شرایط مالی را در قرار داد ذکر کرده و توافقی رضایت بخش با تامین کننده داشته باشید زیرا این کار باعث پایداری کسب و کار شما و تامین کننده می شود.

مراحل مدیریت تدارکات پروژه

مدیریت تدارکات پروژه باید در 4 مرحله به صورت زیر انجام شود تا بهترین انتخاب را داشته باشید.

1. برنامه ریزی تدارکات که معمولا در ابتدای پروژه انجام می شود. در واقع در این مرحله در مورد نحوه تهیه کالا و خدمات از داخل یا خارج از سازمان پروژه تصمیم گیری می شود.
2. انتخاب بهترین پیمانکاران و فروشندگان از بین تامین کنندگان پیشنهادی
3. کنترل عملکرد پیمانکار پس از عقد قرار داد.
4. در این مرحله که خاتمه نام دارد باید به نقطه ضعف ها توجه کنید، فرآیند های موفق را مستند کرده و به جمع بندی پروژه برای نیاز های آینده بپردازید.

اهمیت مدیریت تدارکات در پروژه

تدارکات و خرید یکی از فعالیت های با اهمیت تیم پروژه در طول انجام آن است. مدیریت تدارکات پروژه بخش بسیار مهمی از یک پروژه است که باید در تمامی پروژه ها در نظر گرفته شود تا پایانی موفقیت آمیز داشته باشیم. پروژه ها برای اجرا نیاز به منابع دیگری دارند که از طریق خرید یا عقد قرارداد انجام می شود. بنابر این می توان گفت برای کنترل کارآمد و سازنده فرآیند تامین در یک پروژه، درخواست سفارشات، تسریع، رسیدگی و اصلاح تدارکات مورد نیاز، وجود مدیریتی تحت عنوان مدیریت تدارکات لازم و ضروری است. در واقع مدیریت تدارکات، مدیریت کردن یکسری روابط بای بدست آوردن بهترین کیفیت کالا و خدمات تامین کنندگان است. این فرآیند با تمامی بخش ها و ارکان پروژه مرتبط است و هرگونه مشکل یا اختلال در آن باعث به جا ماندن از اهداف پروژه های عمرانی و تاخیر در تحویل پروژه های سرمایه گذاری گردد.

جمع بندی

تدارکات به معنای انتخاب کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام کار و رسیدن به هدف است. مدیریت تدارکات بخشی بسیار مهم در انجام پروژه است که به تامین کردن مواد و وسایل مورد نیاز برای پروژه کمک کرده و بهترین کالا و خدمات را با توجه به زمان و قیمت در نظر می گیرد. این مدیریت شامل 4 مرحله و 4 حوزه است که در این مقاله آن ها را توضیح دادیم و تعریف کامل و جامعی همراه با اهمیت این مدیریت مهم در پروژه اشاره کردیم. اگر علاقه دارید برای اموزش بیشتر می توانید در دوره های آموزشی شرکت کرده و معلومات خود را ارتقا ببخشید.